En tant que responsable de centre de formation, vous proposez à vos apprenants différentes formations professionnelles qui leur permettent d’évaluer leur niveau, le faire évoluer et, à terme, les conduire à acquérir de nouvelles compétences et pour gonfler leur CV.
Cependant, il est intéressant de proposer des formations reconnues comme étant qualitatives. Cet article va vous aider à en savoir plus sur la certification Qualiopi, exigée à partir du 1er janvier 2022 pour bénéficier des financements publics et paritaires. Nous allons voir ensemble :
- qu’est-ce c’est la certification Qualiopi,
- les différentes étapes de l’obtention de la certification Qualiopi,
- quels sont les critères de qualité de cette certification,
- à qui s’adresse cette certification,
- comment GlobalExam peut vous aider à l’obtenir.
Ainsi, vous aurez toutes les informations nécessaires pour faire une demande de certification Qualiopi.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
La mise en place de la certification Qualiopi (anciennement Datadock) pour la formation professionnelle concerne la majorité des organismes de formation. Elle sera obligatoire à partir du 1er janvier 2022 pour bénéficier des financements publics et paritaires.
Mais qu’est-ce que la certification Qualiopi ? C’est une certification qui vise à attester de la qualité des actions mises en œuvre pour développer des compétences précises. Cela sert d’indicateur et de label certificateur, ce qui peut avoir un réel effet rassurant pour les clients. En quelques mots, la certification Qualiopi indique que l’organisme fonctionne bien.
La certification repose sur 7 critères à remplir ainsi que sur 22 indicateurs communs à toutes les structures et 10 indicateurs spécifiques en fonction de l’activité et des prestations de votre organisme. L’objectif visé avec la mise en place de Qualiopi est de structurer et sécuriser votre activité.
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Comment obtenir la certification Qualiopi ?
Comme nous l’avons expliqué, pour obtenir la certification Qualiopi il est nécessaire que votre organisme adhère aux 7 critères sur lesquels nous allons revenir plus tard. Mais il y a également 6 étapes à suivre pour que la certification vous soit accordée.
Voici les démarches à suivre :
Etape 1 : documentez-vous avec le référentiel national qualité (RNQ)
Le document RNQ est officiel, il détaille les critères de référence et les indicateurs d’appréciation pour contrôler la qualité des actions de formation des organismes. Il est très important d’étudier ce document pour vous aider à obtenir la certification et voir si vous rentrez dans les clous.
Étape 2 : assurez-vous de respecter le RNQ
Étudiez les indicateurs et vérifiez si votre organisme les respecte. Si ce n’est pas le cas, faites en sorte de corriger votre façon de faire (système, documents de travail, enseignement).
Etape 3 : choisissez un organisme certificateur
Même s’ils respectent tous le RNQ, c’est à vous de choisir votre certificateur dans la liste officielle des organismes accrédités par le COFRAC. Ce qui change c’est la durée de l’audit et le prix de la prestation.
Lorsque vous avez choisi, vous pouvez fournir les documents habituellement demandés :
- la raison sociale de votre organisme et les coordonnées du responsable
- le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité
- les catégories d’actions concernées par la certification
- la liste complète des sites liés au numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée
- les preuves de certifications déjà obtenues, leur validité et ce qu’elles englobent
- votre Dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
- vos disponibilités pour l’audit
Avec ces éléments, l’organisme choisi établit une convention d’audit que vous signez réciproquement.
Etape 4 : vous passez l’audit Qualiopi
Le jour de l’audit, la personne envoyée par l’organisme examine chacun des critères qualité du RNQ avec vous. Ainsi, lors de cette réunion vous devez lui expliquer toutes vos démarches et lui fournir les pièces justificatives. Pour cela, nous vous conseillons de préparer en amont un document synthétique de toutes ces informations.
Après l’audit, l’organisme certificateur établit un rapport avec deux réponses possibles : “votre démarche est conforme avec la démarche qualité attendue, vous obtenez la certification Qualiopi” ou “des non-conformités ont été identifiées, vous devez élaborer un plans d’actions correctives dans un délai fixé afin d’obtenir la certification”.
Etape 5 : préparez un plan d’actions pour corriger les non-conformités
Il y a deux types de non-conformités :
- les mineures, c’est-à-dire que l’indicateur qualité est partiellement pris en compte et cela ne remet pas en cause la qualité de la formation
- les majeures, c’est-à-dire que l’indicateur qualité n’est pas du tout pris en compte ou que sa prise en compte partielle remet en cause la qualité de la formation.
Dans le rapport, vous trouverez les modifications à apporter, c’est donc à vous d’agir pour obtenir la certification Qualiopi. Après votre réponse, vous aurez une réponse de l’auditeur sous un mois.
Etape 6 : après l’obtention de la certification Qualiopi
Cette certification est valable 3 ans. A son issue, il faut repasser un audit pour la renouveler.
N’oubliez pas qu’il est nécessaire de procéder à un audit de surveillance dans le 14ème et 22ème mois après son obtention.
Quels sont les critères de qualité de la certification Qualiopi ?
Comme nous l’avons vu ensemble, lorsque vous vous faites auditer en vue de la certification Qualiopi, l’auditeur se base sur un référentiel de 7 critères :
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1 |
De quelle façon le public est informé à propos des prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus |
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2 |
L’identification précise des objectifs des prestations proposées ainsi que l’adaptation de celles-ci aux publics bénéficiaires |
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3 |
L’adaptation aux publics des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation des mises en œuvre |
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4 |
La concordance des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrements aux prestations mises en œuvre |
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5 |
Le savoir-faire des compétences et connaissances du personnel mettant en œuvre les prestations |
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6 |
La qualité de l’inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel |
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7 |
Le recueil et prise en compte des appréciations et réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées. |
Ces 7 critères doivent être majoritairement remplis pour obtenir la certification Qualiopi.
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A qui s’adresse la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi concerne les prestataires réalisant différentes actions comme la formation professionnelle continue, des formations par apprentissage, des validations des acquis de l’expérience ou bien encore des bilans de compétences.
Cette certification est destinée aux dirigeants et aux personnes en responsabilité d’un organisme de formation qui souhaitent mettre en place un système de management de la qualité efficace dans le respect du RNQ.
Pour répondre plus facilement aux critères Qualiopi, nous avons une solution à vous proposer.
Formation Qualiopi : certifiez votre organisme avec GlobalExam
GlobalExam est une plateforme e-learning en langues à destination des étudiants, des stagiaires et collaborateurs d’entreprises, d’organismes de formation et d’établissements d’enseignements.
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Choisir GlobalExam c’est adopter la meilleure solution pour aider vos apprenants, vos étudiants et vos collaborateurs à réussir leurs formations par le biais de cours interactifs présentant de nombreux avantages tels que la flexibilité, le suivi des progrès, la possibilité d’effectuer des évaluations à distance… Mais surtout, nous pouvons vous aider à faire certifier votre organisme.
Afin d’obtenir la certification Qualiopi, les organismes de formation doivent fournir de nombreuses informations comme le taux de présence de leurs apprenants, le suivi des progrès réalisés par les apprenants ou encore les résultats obtenus suite à la formation.
Grâce au rapport d’activité et aux outils d’analyse mis en place par GlobalExam, les organismes de formation peuvent récolter en quelques clics toutes ces données. Cela rend beaucoup plus accessible tout le processus d’obtention de la certification Qualiopi.
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