Référencement Datadock (Qualiopi) : référencez vos formations

Savoir pourquoi et comment référencer votre organisme de formation via le Datadock, c’est ce que vous allez découvrir en lisant cet article. 

Dans cet article, nous reviendrons sur :

• la définition du référencement Datadock,
• qui peut être référencé par Datadock,
• comment référencer votre organisme de formation.

Si vous souhaitez référencer votre formation, vous aurez toutes les clés y arriver. 

Voyons tous ces points ensemble !

Qu’est-ce que le référencement Datadock ?

Depuis le 1er janvier 2017, le Datadock, base de données, permet le partage des informations sur les organismes de formation. Les prestataires sont ainsi triés au niveau de leur qualité et cela apporte plus de lisibilité pour les publics bénéficiaires notamment pour : 

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Choisir un établissement référencé Datadock donne aux publics bénéficiaires la garantie d’un organisme certifié et de qualité.

Dans le Datadock, vous trouverez les éléments que vous devrez fournir pour certifier de votre conformité aux critères imposés par le code du travail. Notez que des informations complémentaires pourront être demandées. Datadock est donc une étape pour être finançable. Pour qu’un organisme de formation se fasse payer une formation, il lui faudra être enregistré sur Datadock. 

Chaque financeur reste évidemment libre de choisir de référencer un organisme de formation ayant déposé tous les éléments demandés dans l’outil Datadock, prouvant ainsi qu’il respecte les exigences de qualité dictées par la loi. À ce moment-là, le financeur peut inscrire le prestataire dans son catalogue de référence. Ce dernier est mis à la disposition des entreprises et des salariés.

Qui peut être référencé par Datadock ?

Pour assurer une véritable équité de traitement entre tous les organismes de formation, l’ensemble des prestataires, qu’importe leur taille ou leurs modalités pédagogiques d’intervention, sont concernés par le référencement Datadock. Même s’il existe des accords de partenariat passés avec des financeurs, ces derniers ne suffiront pas à justifier de la qualité de leurs prestations.

Ils ne seront pas non plus automatiquement incrits dans le catalogue de référence du financeur concerné. Les organismes de formation bénéficiant d’une certification reconnue par le CNEFOP sont aussi concernés même en suivant une procédure simplifiée, à savoir qu’ils justifient de leur certification dans Datadock sans avoir à déposer les éléments de preuve. Vous pouvez consulter le site du CNEFOP pour avoir la liste des certifications labellisées. 

Le référencement Datadock est devenu un passage obligatoire pour les organismes de formation professionnelle souhaitant que leur prestation soit financée par les OPCO correspondants. Il permet aussi une meilleure visibilité aux formations de qualité. 

Notez que les indicateurs qualité du référencement Datadock permettent de garantir un bon niveau de formation. Le référentiel assure une formation qualitative qui répond aux besoins des bénéficiaires. Il vous sera aussi possible vérifier son taux de réussite et son accès à l’emploi. Voilà pourquoi il est important pour un apprenant de sélectionner un organisme de formation référencé Datadock. L’inscription au Datadock est possible jusqu’au 31 décembre 2021. 

Comment référencer votre organisme de formation sur Datadock ?

Pour référencer votre organisme, voici les questions à vous poser : 

• Adapter les objectifs des formations, les dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation, en fonction des publics formés est important. Mais comment faire ?
• La formation dispensée possède-t-elle un programme préétabli ? Ce dernier préciserait le niveau de connaissance requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre ainsi que les moyens permettant d’en apprécier les résultats ?
• Les stagiaires récupèrent-ils tous systématiquement l’ensemble des documents exigés par le Code du travail ?
• Les formateurs ont-ils les compétences et les qualifications requises ?
• Existe-t-il une évaluation des formations ? Et si oui, sont-elles utilisées pour améliorer leur qualité ?
• Êtes-vous suffisamment lisible sur votre activité ?
• Pensez-vous débuter une démarche de certification ou de labellisation ?

DataDock est un outil d’aide au référencement. Notez qu’il ne remplace pas les procédures internes des organismes financeurs.

Déclarer son organisme dans le Datadock est une étape essentielle pour être référencé sur le catalogue des financeurs. Mais aussi pour continuer à bénéficier des fonds de la formation professionnelle continue. Il y a trois étapes à respecter pour que votre référencement soit optimal.

1

Créer un compte sur ce lien https://www.data-dock.fr 

Pour effectuer sa déclaration sur le Datadock, il faut passer par le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Si vous avez plusieurs NDA, il faudra alors effectuer plusieurs déclarations dans le Datadock.

Cette déclaration peut se faire en plusieurs fois. Vous pourrez revenir dessus tant qu’un financeur n’a pas commencé l’examen des pièces.

2

Recenser les documents nécessaires tout en les centralisant dans un seul répertoire

Toutes les informations à déposer sur Datadock sont référencées sur un fichier dédié. Dessus, vous trouverez :  

• La déclaration d’activité et le Siren ou Siret associé
• Un scan du KBIS ou des statuts
• Un scan des différents labels ou certifications de la liste du CNEFOP
• La date d’obtention des différents labels ou certifications
• Les explications sur les 21 critères. Elles sont obligatoires.
• Les éléments de preuves en PDF.
• Les liens des pages web qui sont des éléments de preuve. 

Les preuves de type liens des pages web doivent respecter ces quatre règles :

• Être accessibles. Par exemple, les pages Internet intégrées sur un intranet sont à proscrire car elles sont inaccessibles.
• Les éléments de preuves doivent pouvoir être examinées sur le lien fourni. 
• Attention, les fichiers issus des pages web ne sont pas des éléments de preuves directs. Elles sont à télécharger en PDF dans le Datadock.
• En cas de changement sur un site Internet, il faut absolument faire la mise à jour sur le Datadock.

3

Déposer vos justificatifs

Tous les documents chargés sur Datadock se doivent de l’être au format PDF et avoir une taille maximum de 2 MO.

Les organismes ayant une attestation de certification Qualité reconnue par le CNEFOP ont le droit à une procédure simplifiée. En effet, ils sont dispensés de fournir les éléments de preuve mais doivent prouver leur labellisation.

En résumé, référencer votre organisme de formation requiert de nombreuses démarches et que ces dernières soient réalisées au bon moment. Une fois que vous aurez intégré comment y parvenir, vous pourrez voir votre organisme de formation enfin référencé.