Administration de vos formations : gagner du temps grâce à l’e-learning

L’e-learning va remplacer les formateurs ? Fake news ! 

Oui, le marché des formations en ligne est en pleine expansion en France, mais 92 % des grandes entreprises françaises optent désormais pour le blended learning (source : ISTF2020-AFINEF2020). 

Le blended-learning allie formation en ligne et formation en présentiel, et contrairement à ce que l’on pourrait penser, il participe à la mise en valeur des formateurs et de leurs activités de formation.  

Comment ? Grâce aux solutions en lignes innovantes désormais disponibles sur le marché, déléguez les tâches fastidieuses :

• corrections manuelles de QCM,
• création de groupes de niveaux,
• notation,
• tâches administratives obligatoires.

Cette énergie économisée peut être réinvestit dans les missions les plus nobles du formateur : aider les stagiaires à progresser. Voyons en détail comment vous pouvez responsabiliser et engager vos apprenants, assurer une formation efficace et ceci en gagnant du temps !

Création de contenu

Passer des heures à concevoir des fiches d’exercices pour le lendemain après une longue journée de formation ou travailler sur les mêmes supports depuis des années par souci de rentabilité (eh oui, critère à prendre en compte !) – les résultats sont généralement les mêmes : le formateur s’épuise et l’apprenant se démotive. Grâce aux ressources disponibles en ligne, il y a aujourd’hui des alternatives ! 

Immédiat et ludique, vous pouvez consulter en ligne ou télécharger en 2 clics des centaines de ressources pédagogiques libres d’accès pour actualiser vos cours. 

Ces ressources ont l’avantage d’être également consultables par les apprenants. N’hésitez pas à partager avec eux vos sources, après avoir fait le tri, pour les orienter vers des contenus fiables et de qualité. 

Conception des formations

Pour concevoir une formation, il vous faut des journées entières pour :

• planifier,
• créer des mises en situation,
• simuler le bon déroulement d’une journée,
• veiller à un rythme équilibré.

Heureusement, vous pouvez aujourd’hui déléguer tout ou une partie de ces tâches. De plus en plus de sites spécialisés proposent des programmes interactifs de qualité, adaptables aux besoins d’apprentissage les plus divers. Tout en permettant au formateur de garder la main sur la version finale de la formation, l’agencement des contenus, la durée du programme, … 

Vous aurez plus ou moins de liberté dans la conception de vos formations en fonction de la solution d’e-learning choisie et les meilleures ressources seront évidemment payantes. N’hésitez pas à demander aux prestataires qui vous intéressent de vous accorder une période de test ou une démonstration en direct afin de comparer les solutions et d’identifier les fonctionnalités disponibles pour faire le bon choix. 

Évaluation et groupes de niveau

Voici 2 astuces très simples à réaliser grâce aux solutions de formation d’e-learning pour faciliter le démarrage de votre formation :

Évaluez vos apprenants

Pour évaluer vos apprenants, vous pouvez leur faire passer des tests de niveau en début de formation afin de connaître leur point de départ. Vous pouvez attribuer le même test à tous vos apprenants afin de pouvoir les comparer facilement. De nombreuses solutions sont disponibles pour vous permettre de faire passer ces tests en ligne. L’avantage principal est facile à identifier : les corrections sont automatiques ! 

En ce début de formation, profitez du temps gagné pour découvrir vos apprenants, faire connaissance et identifier les sujets qui les interpellent pour éventuellement adapter vos exemples en cours de formation. 

Répartissez les stagiaires par groupes de niveau

Grâce aux évaluations en ligne, la constitution des groupes d’apprentissage devient un jeu d’enfant. Pourquoi un groupe est-il utile ? Même en l’absence de cours en présentiel, les apprenants peuvent communiquer (idéalement dans la langue cible), s’entraider et se motiver. Vos apprenants gagnent en autonomie et évitent un éventuel isolement.

C’est également une manière pour vous d’organiser la suite des formations : 

• attribuez des activités ou programmes de formation différents en fonction des groupes,
• évaluez facilement la progression en fin de formation, en se référant aux niveaux initiaux (par apprenant ou par groupe). 

Analyse des résultats

Pour les évaluations en ligne, et également pour tous autres types d’activités réalisés en ligne, bénéficiez d’une correction automatisée. Vous gagnerez un temps considérable et vous bénéficierez de données très approfondies, rapidement, pour chaque apprenant :

• historique des résultats, 
• progression,
• points forts et points faibles, … 

Toutes ces données vous permettent de personnaliser vos formations, de motiver lorsque c’est nécessaire, d’accompagner sur des sujets non maîtrisés. 

Gestion administrative

Dans le cadre de certaines formations, notamment celles financées par le CPF (compte personnel de formation), vous avez des obligations. Et celles-ci ne représentent pas la partie la plus amusante de la formation des apprenants.

Sur certaines plateformes e-learning, vous pourrez disposer des attestations nécessaires pour compléter les dossiers de vos apprenants. Les informations disponibles sont variables, mais n’hésitez pas à faire part de vos besoins à votre prestataire pour vous assurer qu’elles seront acceptées. Vous pouvez notamment y retrouver :

• le nombre d’heures travaillées,
• le journal des connexions,
• les résultats obtenus,
• … 

Les devoirs de votre prestataire

Si vous avez opté pour l’achat d’une solution payante, vous êtes en droit de bénéficier d’un service de qualité. Pour continuer à gagner du temps, prenez bien en compte toutes les fonctionnalités disponibles sur votre solution e-learning et demander de l’aide en cas de besoin. Votre prestataire pourra éventuellement : 

• vous former à l’utilisation de la plateforme,
• vous envoyer de la documentation,
• fournir des tutoriels et outils pour vous aider à utiliser au mieux le service.

Vous l’aurez compris, les solutions e-learning doivent vous permettre de gagner du temps pour que vous puissiez vous concentrer à 100% sur la transmission de vos connaissances à vos apprenants. 

La qualité des solutions e-learning est très variable, alors assurez-vous d’avoir bien défini vos objectifs avant de sauter le pas et comparer les différents outils pour choisir celui qui vous convient le mieux. Pensez-vous à d’autres innovations qui pourraient vous faire gagner du temps ? Dites-nous tout !