La formation des salariés est une obligation légale et une nécessité pour toute entreprise qui souhaite évoluer, étendre son activité et dynamiser ses équipes.
Il existe de nombreuses législations, aides et organismes dans le cadre de la formation professionnelle. Pour vous aider à mieux vous y retrouver, vous découvrirez dans cet article :
- les types de formation professionnelle en entreprise,
- les obligations de l'entreprise,
- la réforme de la formation professionnelle,
- les types de financement de la formation,
- les 8 étapes pour organiser une formation en entreprise.
Vous souhaitez organiser une formation dans votre entreprise ? Ne perdez pas une seconde pour lire notre article !
Quels sont les dispositifs de formation professionnelle ?
Il existe différents types de formation professionnelle en entreprise en fonction de sa situation et de son nombre de salariés (exemple : entreprise de + ou - 50 salariés) :
- le plan de formation de l’entreprise,
- le compte personnel de formation,
- le congé individuel à la formation,
- le congé de bilan de compétences,
- le congé de validation des acquis de l’expérience,
- l'alternance ou le contrat d'insertion.
Quelles sont les obligations de l'entreprise en termes de formation ?
En tant qu'entreprise, vous êtes dans l'obligation de fournir des formations professionnelles afin d'assurer la sécurité au travail et la santé des équipes de votre entreprise.
En tant qu'employeur, l'entreprise se doit de :
- Assurer la mise à jour et le développement des compétences professionnelles nécessaires à la réalisation de leurs missions, notamment dans le cadre de :
- l'évolution de leurs missions,
- un changement de poste,
- la maintenance de leurs compétences.
- Appliquer la convention collective pour l'organisation de session de formation obligatoire.
- Respecter les conditions inscrites sur le contrat de travail au sujet des formations professionnelles obligatoires.
Quels sont les temps forts de la formation en entreprises ?
Voici une chronologie de l'évolution de la réforme des formations professionnelles en entreprise :
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2018 |
Loi voté et application |
Voici les actions mises en place suite à la loi votée :
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2019 |
Le CPF passe en € |
En 2019, le CPF passe en euros et n'est plus comptabilisé en heures. Cette réforme a pour but de réduire les interlocuteurs entre les salariés et la formation, une application est mise en ligne. Les salariés peuvent choisir directement leur formation professionnelle. Les opérateurs de compétence acquièrent également leur agrément. |
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2020 |
Les nouveaux opérateurs de compétence |
OPCA se transforme en OPCO dont les missions sont de :
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2021 |
La collecte de l'Urssaf |
Les entreprises cotisent auprès de l'Urssaf et celle-ci commence à récolter les premiers financements. |
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2022 |
La certification des organisme de formation |
Les organismes de formation seront dans l'obligation d'obtenir la certification Qualiopi. |
Comment financer les formations en entreprise ?
Il existe plusieurs dispositifs de financement destinés à encourager l'organisation et la participation à des formations professionnelles :
| Dispositifs de financement | Salariés | Demandeurs d'emploi | Reconversion | Handicapés |
| CPF : Congé personnel de formation | x | x | x | x |
| Projet de transition (ex CIF) | x | x | x | |
| PFE : Plan de formation entreprise | x | |||
| PPRO : Période de professionnalisation | x | |||
| CPRO : Contrat de professionnalisation | x | x | ||
| CPA : Contrat d'apprentissage | x | x | ||
| POE : Préparation opérationnelle à l'emploi | x | x | x | |
| AFPR : Action de formation préalable au recrutement | x | x | ||
| AIF : Aide individuelle à la formation | x | x | x | |
| CSP : Contrat de sécurisation professionnelle | x | |||
| VAE : Validation des acquis de l'expérience | x | x | x | x |
8 étapes pour organiser une formation en entreprise
1
Organiser une formation en entreprise avec des objectifs précis
Pour bien organiser une formation en entreprise, il est avant tout important de savoir quels sont vos besoins ou vos objectifs. En effet, plusieurs raisons peuvent vous amener à faire appel à une formation de vos collaborateurs. Il peut s’agir de :
- un renforcement des compétences générales de vos salariés,
- l’apprentissage d’un nouvel outil de travail,
- la formation en vue d’une promotion,
- la validation des acquis de vos équipes,
- etc.
Les objectifs de formations et identifier les besoins de formation sont divers et variés, mais doivent être parfaitement identifiés avant même le début de celle-ci. En effet, c’est toute l’organisation de votre formation qui découlera de ces objectifs.
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Choisir les salariés concernés
Votre formation sur mesure ne sera pas organisée de la même façon en fonction de la cible de celle-ci et de la masse salariale conviée. Il vous faudra choisir les salariés concernés par la formation afin de prévoir les moyens à déployer pour la mettre en place.
En amont, nous vous recommandons de vous poser les questions suivantes :
- L’objet de votre formation concerne-t-il l’ensemble de l’entreprise ?
- Seulement un groupe spécifique ?
- Plusieurs départements ?
- Seulement les cadres ?
Ensuite, il faut noter que le choix d’une formation individuelle, en groupe restreint ou généralisé, influera sur l’organisation et le coût de celle-ci. Vous n’aurez pas besoin des mêmes moyens techniques et financiers si vous organisez une formation individuelle ou si vous devez rassembler et former tous vos collaborateurs.
Enfin, votre budget est aussi à prendre en compte pour choisir vos cibles. Le but étant d’utiliser vos ressources efficacement et avec le meilleur retour sur investissement possible.
3
Choisir le ou les intervenants
Une des étapes importantes pour organiser une formation professionnelle en entreprise est le choix du ou des intervenants. D’abord, vous devrez poser la question du format de votre formation :
- Celle-ci nécessite-t-elle un formateur ?
- Préférez-vous une formation en autonomie via une plateforme en ligne ?
- Vous pouvez aussi choisir de faire un mélange des deux et d’opter pour la formation en blended-learning.
Si vous estimez avoir besoin d’un intervenant, il faudra également choisir :
- entre une formateur externe ou interne à votre entreprise,
- en présentiel, en ligne ou par téléphone,
- les services attendus de la part du formateur ou de l'organisme,
- en groupe ou en individuel.
Autant de choix à faire en prenant en compte les avantages et inconvénients de chaque organisation et en les liant à vos besoins et vos moyens.
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Définir le lieu et la date de formation
Une fois les objectifs, les cibles et les intervenants définis, il vous faudra mettre en place la formation. Pour cela, il vous faudra choisir une date et un lieu de formation.
Le choix du lieu :
Le choix du lieu de la formation peut se faire :
- sur les postes de travail de vos salariés, notamment sur leur ordinateur si la formation se déroule en e-learning,
- dans une salle dédiée,
- dans un lieu interne ou externe à l’entreprise.
Ce choix aura un impact sur l’efficacité de votre formation. De plus, il faut noter que chaque méthode de formation nécessite une organisation logistique différente et un même lieu ne conviendra pas forcément à toutes les formations.
Le choix de la date :
Enfin, pour organiser une formation en entreprise, il faudra également prendre en compte les emplois du temps de vos salariés. Il peut parfois être compliqué de trouver une seule date convenant à un grand nombre de salariés et prenant en compte les impératifs de chacun. Il peut alors être nécessaire de choisir une demi-journée à banaliser pour l’occasion, de créer de plus petits groupes de formations ou d’opter pour une formation en e-learning.
En cas de formation sur une plateforme e-learning, les salariés peuvent se former quand ils le souhaitent grâce à la souplesse de cette méthode de formation. Pour autant, il n’est pas impossible de créer des créneaux de travail pour leur permettre de s’y consacrer. Mais également de créer des deadlines pour s’assurer que chaque salarié avance à un rythme correct dans sa formation.
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Choisir le format de la formation
Comme nous avons pu le voir précédemment, il existe de nombreuses formalités de formation. Chacune d’entre elles a des avantages et des inconvénients à prendre en compte. Lorsque vous décidez d’organiser une formation en entreprise, il vous faut faire le choix du format le plus adapté.
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Formation en présentiel |
La formation du personnel en présentiel a l’avantage de vous permettre de former en groupe tous vos salariés d’un coup. Après celle-ci, vos équipes sont toutes opérationnelles et prêtes à mettre en pratique leurs nouvelles connaissances. Toutefois, elle est aussi très onéreuse et difficile à organiser, notamment avec les contraintes liées à la distanciation sociale. |
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Formation à distance |
Les techniques avec formateurs à distance (visioconférence, téléphonique) peuvent permettre de mettre en place la distanciation sociale et d’organiser des cours individuels qui rendent l’organisation bien plus simple. Toutefois, elles restent assez onéreuses. La formation via les plateformes e-learning permet de mettre en place des parcours individualisés et personnalisés pour vos salariés. Ils sont autonomes et investis dans leur formation et peuvent se former où et quand ils le souhaitent. Vous pouvez suivre leur progression grâce à des outils de suivi et analyser leurs progrès. De plus, il s’agit là du format de formation le moins onéreux. |
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Formation mixte |
Si vous estimez que vos salariés auront besoin de la présence physique d’un formateur, pensez à faire appel à une formation en blended-learning afin d’allier formation à distance en ligne et en présentiel. |
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Communiquer en interne
Plus une entreprise est grande et plus il peut être difficile de communiquer efficacement avec tous ses salariés. Lorsque vous décidez d’organiser une formation en entreprise, il est donc important de bien faire en sorte de communiquer avec ses salariés.
Le thème, la date, l’heure, ils doivent être préparés et avertis suffisamment à l’avance pour pouvoir assister à la formation dans les meilleures conditions. Cela est essentiel pour le bien-être de l’activité de l’entreprise, mais également pour s’assurer d’une présence assidue des salariés.
Il existe de nombreuses façons de prévenir vos employés :
- un mail,
- une convocation,
- une vidéo,
- etc.
Mais il est toujours important pour vos salariés d’avoir une trace écrite avec la date et l’heure de la formation. Ajouter un point dans l’agenda de tous les salariés concernés peut être une solution, par exemple. Enfin, il peut également être intéressant de faire une communication de rappel, un jour avant la formation, pour éviter tout risque d’oubli.
7
Mettre en place un suivi de formation
Pour organiser une formation en entreprise, il faut aussi penser à mettre en place un suivi afin de constater l’avancée et le développement des compétences de vos salariés. Ce suivi peut être fait sous forme d’évaluation durant et/ou après la formation. Elle peut prendre la forme :
- de quiz,
- de test pratique,
- de concours
- ou simplement d’un entretien pour constater les nouvelles connaissances de votre salarié.
Quoi qu’il en soit, pour vous assurer de l’efficacité de votre formation, il est impératif de mettre en place ce suivi. Et cela doit être réfléchi même avant la formation.
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Recueillir le retour des salariés
Enfin, il faut aussi penser à mettre en place un système de feedback pour recueillir le retour des salariés après la formation. Ces informations seront très utiles dans l’organisation de prochaines formations. Qu’il s’agisse du format, de la durée, de l’intervenant, il est très intéressant d’entendre les critiques positives et négatives afin d’optimiser au mieux son système de formation.
Organiser une formation en entreprise passe donc par plusieurs étapes, plusieurs choix, avant, pendant et après la formation en elle-même.
Envie d’en savoir plus ?
