Quels sont les besoins en formation ?

Toute formation réussie passe par une identification fine des besoins du public concerné. Que ce soit par le biais de questionnaires ou d’entretiens, cette étape préliminaire essentielle permet de faire une analyse quantitative et qualitative des besoins des futurs apprenants. Pourquoi est-elle si importante et, surtout, comment la mener à bien ?

Dans cet article, nous vous expliquerons :

• Pourquoi l’identification des besoins est si importante.
• Comment effectuer le recueil des besoins et des demandes. 
• Comment analyser les éventuels écarts de performance. 
• Comment déterminer avec précision quels sont les différents besoins.

Découvrez dès maintenant comment mettre en place un plan d’action efficace grâce à l'identification des besoins en formation de vos collaborateurs, apprenants et étudiants.

Pourquoi identifier les besoins en formation ?

L’identification des besoins des apprenants est une phase cruciale pour le succès du programme de formation.

Tout projet de formation débute, en effet, par une phase de recueil et d’analyse des besoins et des demandes, que ce soit :

• en entreprise pour cerner les compétences des salariés, 
• en centre de formation, pour améliorer les aptitudes des apprenants, 
• ou en établissement d’enseignement, pour des étudiants. 

En effet, la mise en place d’un projet de formation ne peut se faire sans un diagnostic complet des compétences. Cela a, en effet, plusieurs avantages.

Avoir une vision globale de la situation

En entreprise, comme partout ailleurs, faire le point sur les compétences, par le biais de formulaires ou d’entretiens, permet de s’assurer d’élaborer un plan de formation et d’intervention cohérent. 

Cette première analyse est appréciée par les formateurs et par les salariés, car elle évite de faire perdre du temps. Les deux parties savent dès le départ à quoi s’attendre, ce qu’il faut améliorer, et quels objectifs mettre en place. 

Dans le monde du travail, où, plus qu’ailleurs, l’efficacité et le gain de temps sont cruciaux, cela ne peut qu’être un plus. Cela permet également d’inclure de façon plus active les salariés dans le projet de montée en compétences et de fait, d’augmenter la motivation, de prévenir les éventuels décrochages, etc.

Cerner les éventuels problèmes de rendement liés à une formation insuffisante

Pour être réussie, une formation doit répondre point par point aux besoins des apprenants. Si elle est insuffisamment renseignée et préparée en amont, elle sera trop généraliste. Or, une lacune mal évaluée peut avoir des conséquences regrettables sur l’efficacité en entreprise et c’est pourquoi il faut éviter cela à tout prix. 

L’identification est là pour détecter un maximum de faiblesses. Le projet de formation sera, grâce à cette analyse, mieux adapté aux besoins et demandes de chacun.

Investir dans le développement des compétences lacunaires

Avoir une vision complète des points forts et des points faibles d’un groupe vous sera particulièrement utile dans la préparation de votre plan de formation. 

Ainsi, si l’on estime qu’une compétence est déjà maîtrisée, il sera possible d’aller plus rapidement sur les notions qui y sont liées et de prendre plus de temps pour accompagner la montée en compétence sur des points plus complexes. 

Tout le monde y gagne en efficacité et la formation sera perçue comme bien plus utile.

Instaurer un climat favorisant l’apprentissage et l’amélioration continue

On l’a vu, en donnant des indicateurs précis, l’identification des besoins donne aux formateurs, mais aussi aux apprenants, la possibilité de s’investir plus activement. 

En entreprise, cela permet de nourrir un climat propice à la confiance : estimant que leurs demandes ont été comprises et prises en compte, les salariés montent en compétence de façon plus dynamique. 

Il est également possible de mettre en place des méthodes d’amélioration continue plus impactantes, comme le Lean Six Sigma. Cette technique orientée projet, qui s’appuie sur l’intelligence collective, un suivi des salariés sur le terrain et un accompagnement plus fin des améliorations, permet aux formateurs d’être plus réactifs en cas de difficulté. 

Pour aller plus loin : renseignez-vous sur les environnements personnels d'apprentissage et leur mise en place.

Pourquoi analyser les besoins en formation ?

Dans le processus d’identification des besoins, le formulaire de demande liste un certain nombre de tâches liées à des compétences précises. L’analyse de ces formulaires peut révéler des écarts. 

Cela peut, par exemple, désigner une différence entre la performance attendue et la performance réelle des salariés, apprenants ou étudiants. En entreprise, cela pourra, par exemple, mettre en lumière un écart entre les compétences nécessaires au bon développement de l’entreprise et celles effectivement possédées par les employés. L’analyse devra par la suite déterminer si le problème peut être résolu par une formation et, si oui, comment.

On devine le rôle essentiel que joue l’analyse dans la mise en place du projet de formation.

Elle pourra porter sur un seul individu. Cela peut, par exemple, être nécessaire dans la mise en place d’un nouveau projet et révéler la nécessité d’une formation plus poussée ou spécifique, ou d’un meilleur accompagnement par les pairs ou les N + 1. Elle pourra également porter sur l’amélioration d’un groupe, dans le cadre d’une réorganisation d’équipe ou de changements de procédures ou d’outils. 

Dans les deux cas, il est important, lors des entretiens, d’impliquer les demandes et remarques des employés des ressources humaines, des responsables d’équipes et, bien sûr, des salariés. Cette richesse de point de vue, assortie à la prise en compte des valeurs de l’entreprise, de ses objectifs de formation à court et long terme permettra de parfaire l’analyse et de déterminer avec précision quel plan d’action mettre en œuvre et de se poser les bonnes questions : 

• Quel format adopter : dans une entreprise, vaut-il mieux passer par une conférence, par un webinaire, du team building, ou une formation en ligne ? 
• Quelles thématiques approfondir ? 
• Que faire si l’écart de compétences est trop grand à combler ?

Quels peuvent être les besoins en formation ?

Une fois l’identification et l’analyse effectuées, plusieurs types de besoins peuvent émerger. Voici les plus fréquemment rencontrés. 

Renforcer et développer des compétences

Qu’ils concernent les savoir-faire ou même les savoir-être, le développement des compétences est un besoin qui se retrouve à tout âge, pour tout poste et quelles que soient les formations initiales. 

Pour une entreprise, investir dans cette montée en compétence est toujours une stratégie payante, car cela permet d’augmenter son rendement à long terme et de favoriser l’efficacité des salariés. C’est également un puissant levier pour réduire le turn-over, car cela accroît considérablement la motivation et l’investissement des employés. 

Accompagner une évolution professionnelle

Gestion du temps, management d’équipe, gestion des conflits… des aptitudes bien utiles en entreprise, et qui ne s’apprennent pas en un jour. Les entretiens professionnels peuvent mettre en lumière d’importants besoins dans ces domaines. 

Or, ces compétences peuvent faire la différence lors d’un entretien annuel pour une éventuelle promotion. Il est donc important de les identifier au cours de la discussion pour évaluer quelle orientation l’employé désire pour son avenir professionnel.

Passage d’une certification

Qu’il s’agisse de compétences liées à l’apprentissage d’une nouvelle procédure (travail en mode agile, etc.), sur la mise en œuvre d’une norme (ISO, par exemple) ou même, sur une montée en compétence en langue (l’importance de l’anglais dans le monde du travail n’est plus à démontrer), les entretiens ou le recueil de réponses via questionnaires peuvent révéler d’importants besoins.

Il s’agira par la suite de trouver quel plan d’action mettre en œuvre pour proposer le parcours de formation la plus adaptée aux emplois du temps et aptitudes de chacun.

Pour aller plus loin : découvrez nos conseils sur comment donner une bonne formation.

Comment recueillir les besoins de formation ?

Le recueil des besoins de formation auprès de vos apprenants peut être réalisé de manière qualitative ou quantitative. 

Afin que votre formation soit la plus adaptée aux demandes de vos apprenants, étudiants ou collaborateurs, il est impératif de recueillir leurs besoins. Mais quelle méthode adopter ? Cela dépend du niveau d’information que vous visez.

1. Des données quantitatives

Vous souhaitez observer l’évolution des demandes, faire le point sur les tendances du moment ? Vous appréciez la clarté des données chiffrées ? Si vous souhaitez avant tout quantifier les besoins, ou que votre entreprise comporte un grand nombre de collaborateurs, optez pour des questionnaires. 

Vous obtiendrez des statistiques qui vous seront bien utiles pour préciser votre futur plan d’action. Attention cependant, cet outil ne vous permettra pas d’expliquer les besoins.

2. Des données qualitatives

La mise en place d’entretiens individuels ou groupés, formels ou informels, vous donnera des informations précieuses. 

Vous pouvez par exemple mettre en place plusieurs réunions, selon le nombre de collaborateurs que vous souhaitez interroger. Si l’effectif est trop important, n’hésitez pas à procéder par échantillonnage. 

Si la préparation des questions et l’accompagnement des échanges par un animateur désigné sont essentiels, veillez à ne pas trop cadrer les discussions : certaines remarques impromptues entre participants peuvent vous en apprendre beaucoup plus que les réponses en elles-mêmes… 

Enfin, que le recueil des données soit à vocation qualitative ou quantitative, n’oubliez pas qu’il peut aussi être réalisé en ligne, de manière anonyme ou nominative, collective ou individuelle.

Identifier les besoins de formation de votre public peut être fait de différentes manières et vous aider à mettre en œuvre un plan d’action plus efficace pour vos futures formations. Qu’il s’agisse de renforcer des compétences, de favoriser une évolution professionnelle ou de révéler la nécessité d’une certification, c’est un passage obligé pour mieux comprendre les demandes de vos apprenants, collaborateurs ou étudiants.

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