Vous êtes un organisme de formation professionnelle, un centre de bilan de compétences ou de VAE ? Dès le 1er janvier 2022, vous devrez avoir obtenu la certification Qualiopi pour exercer. Le processus durant 6 mois minimum, il est grand temps de vous y préparer.
Pas de panique, cet article vous dira tout ce que vous devez savoir et notamment :
- Qu'est-ce que la certification Qualiopi et quels sont ses critères ?
- Quels sont les objectifs de la certification Qualiopi ?
- Comment se réalise la certification Qualiopi ?
- Quelles sont les différences entre les certifications Qualiopi et Datadock ?
- Quels sont les avantages de la certification Qualiopi pour votre organisme ?
- Comment obtenir cette certification avant décembre 2021 ?
Ce sujet vous intéresse ? Et bien, allons-y.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi et quels sont ses critères ?
La certification Qualiopi a été mise en place par le ministère du Travail pour attester de la qualité des organismes de formation. Délivrée par un organisme certificateur à la suite d’un audit, elle repose sur 7 grands critères qualité du Qualiopi, listés dans le Référentiel National Qualité. Ledit référentiel a été présenté dans un décret datant du 6 juin 2019.
Si vous êtes un prestataire dont la mission est le développement des compétences de vos apprenants et que vous voulez prétendre à un financement public ou paritaire, vous devrez obtenir la certification Qualiopi d’ici le 1er janvier 2022. En effet, la loi rend cette certification obligatoire pour tous les :
- organismes de formation professionnelle et de formation par apprentissage,
- centres de formation,
- centres de bilan de compétences,
- centres de Validation des Acquis par l’Expérience.
À la suite d’un audit initial et d’un audit de surveillance, réalisés par un prestataire certificateur, vous devrez fournir plusieurs éléments de preuve pour démontrer la conformité de votre organisme aux 7 critères qualité suivants :
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1 |
L’information du public sur les actions de formations et les résultats obtenus. |
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2 |
La définition précise des objectifs de formation. Ces objectifs doivent concorder avec les besoins du public apprenant et des entreprises. |
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3 |
L’adaptation des actions de développement des compétences, des évaluations, de l’accueil et de l’accompagnement aux apprenants. |
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4 |
La bonne mise en place de moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement pour toutes les actions de formation du prestataire. |
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5 |
La qualification et la formation continue des personnels exerçant au sein de l’organisme. |
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6 |
L’investissement dans l’écosystème professionnel et la mise en place de veilles sur les métiers, les emplois, les innovations pédagogiques et technologiques, etc. |
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7 |
Le recueil et la prise en compte de feedbacks. |
Le décret du 6 juin 2019 divise ces 7 critères en 32 indicateurs clés. Afin d’harmoniser la compréhension de ces demandes au niveau national, le ministère du Travail a réalisé un guide de lecture.
Quel est l’objectif de la certification Qualiopi ?
L’objectif de la certification Qualiopi est de garantir la qualité des organismes de formation et de faciliter la compréhension des différentes offres disponibles par le public et les entreprises.
Cette certification a été créée suite à une initiative nationale. La marque, déposée à l’automne 2019, est un gage de qualité pédagogique. Cette certification peut être délivrée par :
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Un organisme certificateur |
Dans ce cas, ce prestataire devra obtenir une accréditation auprès du comité français d’accréditation (COFRAC). Cette association à but non lucratif a une mission de service public : vérifier la compétence et l’impartialité des organismes certificateurs. |
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Une instance de labellisation |
Dans ce cas, il faudra obtenir une reconnaissance de la part de France Compétences. Cette institution nationale publique, créée par la loi du 5 septembre 2018, s’occupe du financement des formations professionnelles et des formations par apprentissage. |
La certification est délivrée pour 3 ans à la suite d’un audit initial, sur la base du respect du Référentiel National de Qualité, que nous avons évoqué plus tôt. Un audit de surveillance sera prévu 18 mois plus tard.
Les prestataires qui auront obtenu ce précieux sésame s’engagent à respecter la charte et le règlement d’usage Qualiopi. Ils recevront un kit comprenant :
- la charte et le règlement d’usage,
- le logo et la charte graphique Qualiopi.
À noter, si vous n’avez pas obtenu la certification dans les temps, votre offre de formation ne pourra plus être diffusée sur le site national Mon Compte Formation.
Comment se réalise la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi se réalise en plusieurs temps. Détaillons ensemble le processus. Voici 4 étapes :
Etape n°1
La demande de certification
Votre organisme de formation doit faire une demande certification auprès d’un organisme certificateur agréé. Si vous possédez déjà un label de qualité, vous pouvez prétendre à une durée d’audit réduite. Pour cela, il faut vérifier si votre certification est présente sur la liste du CNEFOP. Cette liste a été mise en place suite à un décret datant du 30 juin 2015.
Une fois votre contrat avec l’organisme certificateur signé, le processus de certification est lancé.
Etape n°2
L’audit initial et l’audit de certification
Votre organisme de formation sera évalué lors d’un audit à distance et d’un audit en présentiel. Le prestataire certificateur rédigera un rapport et dressera la liste des éléments non conformes.
Vous devrez également préparer un dossier et fournir un certain nombre de preuves de qualité, en accord avec les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité. Ces documents seront soumis à évaluation.
La durée de cet audit différera, selon :
- la taille de votre organisme de formation,
- votre chiffre d’affaires,
- le nombre de sites sur lesquels vous opérez,
- les actions de formations que vous souhaitez faire certifier (formation professionnelle, formation par apprentissage, bilan de compétences, Validation des Acquis par l’Expérience, etc.).
Si vous correspondez aux 7 critères de qualité et aux 32 indicateurs du Référentiel National, vous obtiendrez la certification Qualiopi, et ce, pour une durée de 3 ans. À noter, si vous avez réussi à obtenir la certification avant le 31 décembre 2020, la durée est de 4 ans.
Un audit de certification devra être fait dans les 12 mois après que votre dossier ait été jugé recevable.
Etape n°3
L’audit de surveillance
Un audit de surveillance sera prévu dans les 18 mois suivant l’obtention de la certification Qualiopi :
- pour les organismes ayant obtenu leur certification avant le 1er janvier 2021, l’évaluation aura lieu entre le quatorzième et le vingt-huitième mois,
- pour les autres organismes de formation, l’évaluation aura lieu entre le quatorzième et le vingt-deuxième mois.
Etape n°4
L’audit de renouvellement
La certification Qualiopi n’étant valable que pour une durée de 3 ans, il faudra demander un audit de renouvellement à la fin de cette période et recommencer tout le processus.
Focus sur le Datadock et la certification Qualiopi
Votre organisme a déjà obtenu une certification Datadock ? Sachez que vous devrez quand même obtenir la certification Qualiopi, si vous voulez pouvoir prétendre à un financement public ou mutualisé.
En effet, cela ne sera plus possible avec une certification Datadock, et ce, à compter de fin décembre 2021. Veillez donc à enclencher le processus d’évaluation de votre organisme dès que possible. Sans certification Qualiopi en poche, vous risquez tout simplement de perdre le financement de vos formations dès la fin de l’année.
Quelle est la différence entre la formation Datadock et Qualiopi ? Et bien, la première permet un référencement sur une base de données nationale. Elle est obtenue via une déclaration et le dépôt de documents sur la plateforme Datadock. À la suite d’une évaluation des pièces, un financeur décide de valider le référencement.
Pour Qualiopi, le processus est plus complexe. Un organisme certificateur agréé va réaliser un audit de vos différents sites de formation et contrôler la conformité de votre organisme aux 32 indicateurs fixés par le Référentiel National de Qualité, mis en place par le décret du 6 juin 2019.
Le processus d’évaluation et de validation des éléments de preuve peut durer jusqu’à 8 mois. C’est pourquoi il est important de faire une demande d’audit au plus tôt pour votre organisme de formation.
Cependant, ce délai peut être raccourci si vous avez obtenu un label de qualité listé par le CNEFOP. Vous devrez alors être contrôlé sur une dizaine d’indicateurs seulement (1, 2, 11, 12, 22, 24, 25, 26 et des indicateurs spécifiques à vos actions de développement de compétences).
Pour mieux comprendre la portée de ces indicateurs, n’hésitez pas à consulter le guide de lecture réalisé par le ministère du Travail.
Quels sont les avantages de la certification Qualiopi pour votre organisme ?
La certification Qualiopi a plusieurs avantages conséquents : elle vous permet d’obtenir un gage de qualité, d’améliorer vos services et prestations et d’obtenir un financement pour vos formations.
En effet, obtenir la certification Qualiiopi, c’est prouver que vous êtes en conformité avec la loi. Se mettre en accord avec les 32 indicateurs du décret du 6 juin 2019 demande, certes, du temps, mais c’est aussi l’occasion d’optimiser :
- vos processus,
- vos modalités d’accueil et d’accompagnement,
- vos actions de formation et de développement des compétences.
Pouvoir mettre en avant le logo Qualiopi vous donnera une longueur d’avance sur les autres organismes. Cela fera la différence auprès de vos futurs apprenants et financeurs.
De plus, les indicateurs du décret sont volontairement axés sur la satisfaction client. En améliorant vos formations, vos évaluations, vos équipes, votre communication et en mettant en conformité vos lieux d’accueil, vous aurez une meilleure image auprès des différents publics, et notamment auprès des personnes en situation de handicap.
En vous inscrivant au sein de votre environnement professionnel grâce à une veille étendue :
- veille professionnelle emploi et métiers,
- veille technologique,
- veille technique,
- veille juridique,
- etc.
Vous pourrez affiner la stratégie à long terme de votre organisme et rassurer les financeurs.
En plus de cela, la certification Qualiopi vous aidera à mieux impliquer vos équipes dans toutes les prestations d’accueil, d’encadrement et de formation. Vous favoriserez leur montée en compétences en mettant en place des actions de formation professionnelle continue et améliorerez la sélection et l’accueil de nouveaux collaborateurs.
Cette certification est une vraie chance d’améliorer votre organisme de formation, et ce, sur tous les points.
Facilitez votre obtention de la certification Qualiopi grâce à GlobalExam
Vous avez jusqu’au 1er janvier 2022 pour demander un audit et obtenir la certification Qualiopi. Dossier à monter, données à rechercher, diverses mises en conformité… Pas de panique, nous pouvons vous aider !
GlobalExam a tout ce qu’il faut pour vous accompagner. En effet, nous pouvons mettre à votre disposition des outils d’analyses puissants. Ils vous donneront toutes les données dont vous avez besoin pour répondre aux critères de qualité fixés par le décret du 6 juin 2019 :
- suivi du progrès de vos apprenants,
- résultats,
- assiduité,
- etc.
Nous pouvons également accompagner vos apprenants dans l’obtention d’une certification en langues, indispensable lorsqu’une formation est financée. GlobalExam est, en effet, idéal pour l’apprentissage de l’anglais, du français, de l’allemand, de l’espagnol et du chinois. En tout, nous préparons à 35 certifications reconnues dans le monde entier.
Le temps manque ? Ce n’est pas un problème. Nos outils vous permettent d’automatiser un grand nombre de tâches (examens blancs, fiches de présence, correction d’exercices, etc.). Vous pourrez administrer vos formations en toute sérénité.
De plus, pour la mise en place de l’outil GlobalExam, nos équipes aguerries se chargent de tout : notre solution, aussi efficace que simple à utiliser, s’adapte à la grande majorité des LMS et peut même être utilisée en marque blanche.
Votre organisme de formation peut faire confiance à GlobalExam pour l’accompagner durant tout le processus de certification. Nous vous aiderons à fournir tous les éléments nécessaires pour prouver votre conformité au Référentiel National de Qualité Qualiopi.
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