L’évaluation des besoins en formation de vos collaborateurs est nécessaire pour l’atteinte des objectifs de chacun, une meilleure performance au sein de l’entreprise et la montée en compétence.
Dans cet article, nous vous expliquons :
- l'intérêt d'identifier les besoins en formation,
- comment recueillir les besoins en formation,
- les formations obligatoires en entreprise,
- les outils pour le recueil des besoins,
- la meilleure solution de formation pour vos salariés.
A quoi sert le recueil des besoins en formation ?
Le recueil des besoins en formation est une pratique qui consiste à déterminer les domaines dans lesquels les salariés manquent de compétences pour accomplir efficacement leur travail. C'est la première étape de la création d'un plan de développement des compétences.
Un besoin en formation fait référence à l'écart entre les compétences que possèdent vos collaborateurs et celles dont ils ont besoin dans le cadre de leur travail. Identifier ces besoins vous permet de proposer des formations pertinentes et efficaces à vos collaborateurs.
Identifier les besoins en formation de vos salariés est la base sur laquelle repose l'ensemble de votre formation. Pour être efficaces, les formations doivent pouvoir répondre à la fois aux exigences de l'organisation et à celles du salarié. Pour cela, il est nécessaire de recenser les besoins de chaque partie, les recroiser et les hiérarchiser.
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Vous l’aurez compris, recueillir les besoins en formation vous permet d’anticiper tout en répondant aux besoins de votre public, que ce soit en termes d’objectif ou de financement. C'est une phase cruciale dans le cadre de la création de votre plan de développement des compétences.
Pour allez plus loin : découvrez les enjeux du Learning and Development pour optimiser votre programme de formation.
Comment recueillir les besoins en formation ?
Voici les 3 étapes pour recueillir les besoins en formation de vos salariés :
- définir les compétences nécessaires à la réalisation de la stratégie de l'entreprise,
- identifier les compétences acquises et manquantes dans l'entreprise,
- trier et hiérarchiser les besoins.
On peut différencier deux types de besoins en entreprise : les besoins collectifs et les besoins individuels.
Les besoins collectifs sont liés aux besoins de l'entreprise. Il peut s'agir de besoins liés à :
- la stratégie de développement de l'entreprise,
- l'introduction de nouveaux outils de travail,
- la volonté de remédier à des dysfonctionnements,
- etc.
Les besoins individuels correspondent aux besoins directement liés à ceux de vos collaborateurs. Il peut s'agir de :
- compétences manquantes pour la bonne réalisation des missions,
- besoins liés à une évolution de poste,
- etc.
Ainsi, il est possible d'analyser les besoins en formation de vos collaborateurs à plusieurs niveaux :
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Analyse organisationnelle |
Elle implique une analyse complète de l'organisation en termes :
Une telle analyse permet d'identifier les déficiences et les mécanismes nécessaires pour y remédier. |
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Analyse des tâches |
Elle est également appelée analyse opérationnelle. Elle implique une analyse détaillée des diverses composantes d'un travail, de ses différentes opérations et des conditions dans lesquelles il doit être effectué. L'analyse des tâches indique les compétences et la formation requises pour exécuter le travail en fonction des normes requises. En effet, presque tous les emplois ont une norme de performance attendue. Si ces normes d'exécution du travail sont connues, il est alors possible de savoir si le travail est effectué au niveau de rendement souhaité, c'est-à-dire au niveau standard ou non. La connaissance de la tâche, telle qu'elle est acquise par l'analyse de la tâche, aidera à comprendre quelles sont les compétences, les connaissances et les attitudes qu'un salarié doit avoir pour remplir la performance attendue. |
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Analyse de la personne |
Il s'agit de la troisième composante de l'identification des besoins en formation des équipes. L'analyse de la personne se concentre sur le collaborateur :
De ces trois analyses, celle-ci est la plus complexe en raison des difficultés à évaluer la contribution humaine. La raison en est que les mesures disponibles pour étudier le salarié sont beaucoup moins objectives et souffrent de nombreuses variations individuelles. Pourtant, les données sur les aspects pertinents peuvent être collectées par le biais d'enregistrements, d'observations, de rencontres avec le salarié et d'autres personnes qui travaillent avec lui, par exemple :
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Il est donc nécessaire de rester en contact avec la direction mais également avec les managers opérationnels qui sont plus proches des collaborateurs.
Lors de l'analyse des besoins, il est nécessaire d'être attentif à différencier les demandes de vos collaborateurs en formation, par exemple mobilisant leur compte personnel de formation (CPF) des besoins en formation qui correspondent à votre plan de développement des compétences.
Une fois les besoins identifiés et hiérarchisés, vous pourrez vous intéresser au contenu de la formation et aux différentes actions pour lesquelles des fonds mutualisés sont disponibles. Dans ce cas-là, vous pouvez faire appel à votre OPCO (opérateur de compétence).
Déterminer des formations obligatoires pour vos équipes
En tant que responsable de formation, si vous souhaitez améliorer la performance de vos salariés et plus globalement les conditions de travail, il vous est recommandé de proposer plusieurs formations obligatoires.
Cela permettra de minimiser les risques d’accidents liés à l’activité de votre entreprise et de motiver vos collaborateurs en définissant des objectifs à atteindre.
De plus, les formations obligatoires sont généralement liées à :
- la sécurité des personnes,
- du matériel,
- ou de l’environnement de travail.
Enfin, ce sont des formations qui concernent l’ensemble des salariés sans exception.
Quels sont les outils pour recueillir les besoins en formations ?
Voici 3 outils qui vous aideront à recenser les besoins de formation dans votre organisme:
- l'entretien annuel,
- les référentiels métiers,
- les questionnaires.
1. L'entretien annuel
L'entretien annuel est un des outils principaux de recueil des besoins en formation. Il permet de faire le points sur les compétences de chaque collaborateur et identifier celles qu'il doit développer dans le cadre de ses missions.
2. Les référentiels métiers
Recenser les compétences nécessaires à chaque métier de votre entreprise peut s'avérer être une tâche longue et fastidieuse. Les référentiels métiers proposent des listes de compétences nécessaire pour chaque métier. Il est possible d'utiliser ces référentiels pour gagner du temps dans le listage des compétences.
3. Les questionnaires
Si l'entretien annuel est l'outil principal du recueil de besoins en formation, il est également nécessaire d'organiser des phases de recensement intermédiaires.
Cela permettra d'anticiper les besoins en formation sans attendre la fin de l'année. Notamment lorsqu'il s'agit d'un changement dans l'organisation ou la stratégie de l'entreprise, ou encore un changement du marché.
Pour cela, il est bien sûr nécessaire de rester en contact avec la direction, mais il est également possible d'utiliser des questionnaires pour recenser les besoins des collaborateurs.
Cet outil vous permettra notamment de répondre aux questions liées aux besoins de vos collaborateurs quant au format d'apprentissage (en ligne ou en présentiel) ou à leur attitude vis-à-vis de la formation.
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